2000’li yılların başındaki en popüler konulardan biriydi “Zaman Yönetimi”. Çoğu çalışan, öğrenci ve şirket bu eğitimden aldık ve almaya devam ediyoruz. Sanki zamanı kontrol edebilecekmişsiz gibi. Açıkçası bunca zaman sonra o eğitimden aklımda kalanlar “her sabah hesabınıza 86.400 tl yatıran bir banka düşünün…” cümlesi ile başlayan hikaye ve  Salvador Dali‘nin Belliğin Azmi isimli tablosudur.

Geçenlerde elime geçen “Zaman….” başlıklı yazıyı okuyunca o kadar geçen zamana (!) rağmen zaman yönetimi eğitimlerinin hiçbir şekilde revize edilmediği izlenimi oluştu. Bunun üzerine eğitim firmalarının içeriklerine göz attığımda da tahmin ettiğim gibi zaman yönetimi eğitimleri yerinde sayıyordu.

Halbuki geçen bu kısa süre içerisinde teknoloji epey hızlı bir şekilde ilerlemişti; akıllı telefonlar daha da akıllandı; fiber optik bağlantı; bulut teknolojisi vs. Bu gelişmeler ile aslında zamanı daha etkin kullanabilirdik. Fakat zaman yönetimi eğitimleri dediğim gibi zamanın biraz gerisinde kalmışlardı gelişen teknolojiye önem vermediklerinden dolayı.

Bunun yanı sıra iş hayatı hem yerel bazda hem de küresel bazda daha çok daha agrasif çalışanlara ihtiyaç duyar hale geldi. Aynı anda birden fazla işe odaklanabilen ve bu işleri minimum hata (yani sıfır hata) ile yerine getirebilen çalışanlara yani zamandan bir adım önde olabilenlere ihtiyaç duyar hale geldi.

Aynı iş hayatı gibi birazcık agrasif olan naçizane zaman yönetimi tüyolarım:

• Trafikte harcadığınız vakti iyi değerlendirebilmek için toplu taşıma/servis kullanın.
• Eğer kendi aracınız ile işe gitmeniz gerekiyorsa bir yabancı dil eğitim cd’si alın ve yol boyunca dinleyin. İstanbul trafiğinde 1 aya kalmaz “derdinizi anlatacak” kadar yeni bir dil öğrenmiş olursunuz 🙂
• Ulaşım için toplu taşıma/servis kullanıyorsanız yapabileceğiniz bir sürü aktivite var; yeni bir dil öğrenme, dizi/film izleme, oyun oynama, kitap/gazete okuma gibi. En çok tercih edileni ise uyuma.
• Düzenli olmayın, dağınıkların aradıkları şeyleri bulmak için oluşturmuş oldukları sistematik kodları vardır. Sizde kendi kodunuzu oluşturun ve aradığınızı bulun. Günün ortasına gelmeden dağılacak bir masa için her sabah uğraşmayın.
• Hiçbir zaman uyamayacağınız günlük planlar yapmayın. Haftalık/aylık planlar belli bir ölçüde uygulanabiliyor ama kabul etmek gerek ki günlük iş akışı asla planladığımız gibi gitmiyor. Eğer proje bazlı çalışıyorsanız zaten master plan sizin yerinize yapılmıştır, siz sadece ona uymaya çalışın yeterli.
• Teslim tarihi belirsiz bir işi/projeyi kabul etmeyin. Teslim tarihi ucu açık bırakılmışsa teslim tarihini siz belirleyin ve karşı tarafa bildirin.
• Teslim tarihini belirlerken her zaman “+ süre” ile hesaplama yapın. Erken teslim ettiğinizde diğer işlerinizi bitirebilirsiniz ama geç teslim ettiğinizde bitmemiş işleriniz daha da bitmez hale gelir.
• Etrafınızdaki çalışanların zamanı nasıl kullandıklarını analiz edin, onların hataları sizin işinizi ve iş yükünüzü etkileyebilir. Bu yüzden gerekli önlemleri önceden alın.
• Ertelemeyin, bahane aramayın sadece yapın.
• Yetkinizi devretmekten çekinmeyin ve beraber çalıştığınız insanlara güvenin ve bazı işlerin daha çabuk sonuca ulaşması için onlara gerekli yetkiyi verin.
• Sonu gelmez toplantılarda haberlere göz atmak, ajandanızı karalamak yerine taslaklardaki maillerinizi tamamlayın veya yarım kalmış minor öneme sahip işlerinizi bitirin.
• Sonu gelmez toplantılardan yeri geldiğinde “müsade” isteyip çıkın. Büyük ihtimalle toplantı sizin odayı terk etmenizden ya 5 dk. sonra bitecek ya da futbol, f1, kek, börek, dedikoduya bağlanıp bir kısır döngüye girecek.
• İş arkadaşları ile sosyalleşmek kesinlikle gerekli ama herkesle değil. Hele ki Y Kuşağı temsilcisi iseniz bir kaç sene içinde o şirketten ayrılabilirsiniz. Bu yüzden network’ünüze ve hayatınıza katkı sağlayabilecek iş arkadaşları ile sosyalleşin.
• Yeri geldiğinde “hayır” demeyi bilin.
• Teknolojik her şey hayatımıza zaman kazandırdığı gibi zamanda kaybettiriyor! Teknolojiyi kullanırken ne için kullandığınızı unutmayın. İş hayatınızı kolaylaştıracak uygulamalar varken akıllı telefonunuzu lunaparka çevirmenin alemi yok.

Söylemek kolay ama yapmak zordur. Yukarıdaki maddelerin önemli bir kısmını uyguladığımı içtenlikle söyleyebilirim. Benim en çok zorlandığım nokta ise kolay kolay “hayır diyememem”. Eskisine oranla daha çok hayır diyorum ama yeri geldiğinde yardım meleği gibi herkese yardım etmekten kendi işlerimi ertelediğim dahi oluyor.

Uygulaması en eğlenceli madde ise “sonu gelmez toplantılar” ile ilgili olan. İlk başlarda insanlar yaptığınız davranışı küstahça bulsa dahi ilerleyen toplantılarda “müsade” istemeniz için gözünüzün içine bakıyorlar. Çünkü zamanımız gerçekten kıymetli. Zamanı istediğimiz gibi yönetemesek de en azından başkalarının bizim zamanımızı kontrol etmesini önleyebiliriz.