İnsan Kaynakları Yönetimi İlkeleri

insan-kaynaklarıSon yıllarda şirketler insan kaynakları uygulamalarında ciddi bir modernizasyona gidiyor. İnsan faktörünün şirketler için önemini anlayanlar vakti zamanında ISO Belgesi vb. alabilmek için yapmış oldukları prosedürler, talimatlar ve uygulamaları İK uzmanları ve danışmanlarının gözetiminde çağa uygun hale getiriyorlar. Çağa uygun olanlar ise sosyal medya, işveren markası gibi alanlarda fark yaratıp insan kaynağından en verimli şekilde faydalanabilmek için yoğun bir mesai harcıyor.

Peki bu kadar uygulamayı nasıl yapıyorlar, tecrübe mi, eğitim mi, yaratıcılık mı? Hepsinden biraz var aslında ama en önemlisi İnsan Kaynakları Yönetimi İlkeleri’ne sadakat. Eskiler “Personel Yönetimi”, yeniler ise “İnsan Kaynakları Yönetimi” dersinin ilk saatlerinde öğrenmişlerdir bu ilkeleri. Vize ve final sınavlarının değişmez sorusu olan bu ilkeler zamanla unutulmuştur. Kime sorarsanız sorun ilkeleri ya eksik sayar ya da fazla ama uygulamaya gelince bu ilkelerden şaşmayanlar karşılaşabileceğiniz en iyi İK’cılardır.

Bende bu yüzden hatırlayabildiklerimi açıklayacağım size:

  • Eşitlik İlkesi; bütün çalışanlara ırk, dil ve din ayrımı yapmaksızın eşit olarak davranabilmek.
  • Açıklık İlkesi; çalışanları ilgilendiren olumlu-olumsuz her türlü konuda talep edilen bilgileri eksiksiz olarak zamanında verebilmek.
  • Güvenirlik İlkesi; çalışanların sahip olduğu sosyal haklarının yasal açıdan yerine getirilebilmesi yeri geldiğinde çalışanın sosyal haklarının savunulması.
  • Bilimsellik İlkesi; hayata geçirilen uygulamaların hepsinin bilimsel bir temelinin olması gereklidir. “Ben yaptım, oldu” uygulamalarının ömürleri genelde kısa olur.
  • Gizlilik İlkesi; çalışanların bilgilerinin (özlük, performans, kariyer vb.) diğer çalışanlar ile paylaşılmaması.

İK Departmanında çalışan arkadaşların bazıları sosyoloji, psikoloji, felsefe gibi bölümlerinden mezun olduğundan dolayı yukarıda bahsettiğim dersi alamadıklarından dolayı ilkeleri ezberleyememişlerdir (!) ama bu işe gönül veren herkes İnsan Kaynakları Yönetimi İlkeleri’ni bir şekilde öğrenir. Öğrenip ve öğrenmeyeni işini yapış şeklinden çok rahat bir şekilde anlayabilirsiniz.

Şirketlerdeki İK Uygulamalarının Farklılıklarının Nedeni

14645767-business-word-cloud-for-business-concept-human-resourceİnsanımız çok sever eleştirmeyi, kulaktan dolma bilgilerle bilmeden olabildiğince sert, hem de kıyaslamalar yaparak.

“Bizim şirkette ya da arkadaşların şirkette……….” diye bir cümle geldiğinde sabırla beklerim yüzümdeki gülümseme ile. Çünkü soru bildiğim yerden geliyor 🙂

Peki sizde/bizde neden böyle değil?

Çünkü:

  • Yönetim sahip olduğu bakış açısı İK’nın alacağı aksiyonları etkiler.
  • Şirketlerin sahip olduğu ekonomik güç özellikle İK’nın gerçekleştirdiği uygulamaların çeşitliliğini etkiler.
  • İK’cının bilgi ve becerisi de önemlidir. Çünkü minimum maliyet çok etkin uygulamalar tasarlanabilir.
  • Ayrıca şirketlerin kendisine ait bir kültürü vardır. Hazırlanacak sistemin her adımı bu kültür ile uyumlu olmalıdır.
  • Devlet yasalar ile tabanı belirler, tavan şirketin insiyatifindedir.

Sonuncusu en önemlisi İK’da asla kopyala-yapıştır olmaz. Kopya yapsanız bile yapıştır asla olmaz, emanet durur. Bu yüzden sizdeki bize, bizdeki de size olmaz 😉

En İyi Mülakatçı En Kötü Mülakatı Yaşayandır

Bir ik/işe alım uzmanının iyi bir mülakat gerçekleştirebilmesi için bence önce kendisi görüp görebileceği en kötü mülakat deneyimini yaşamalıdır. Çünkü adayın o anki psikolojisini en iyi o anı yaşayan biri anlayabilir. Yaklaşık üç sene önce mesleğe adım atabilmek için çılgınlar gibi başvuru yapıyor ve davet edildiğim her görüşmeye gidiyordum. Böyle bir zaman diliminde bir sabah telefonum sesi ile uyandım. Telefon sesi ile başlayan bu deneyim sonucu iyi bir mülakatçı olmak için yapmam gerekenleri öğretti hem de en acı şekilde, yaşayarak.

-Alo?

-Türker Bey ile mi görüşüyorum.

-Evet, benim.

-Türker Bey, kariyer sitesinde ki ilanımıza başvurmuşsunuz, 2 saat sonra görüşmeniz var, gelebilir misiniz?

-Gelmem mümkün değil başka bir güne alsak?

Son dakikada aldığım bu görüşme randevusunu erteleyebilmiştim ve hazırlık yapmaya başladım hemen. Firma, ISO 500 arasında yer alıyordu, yatırımları, sosyal sorumluluk projeleri vs. harika! Hatta resmi twitter ve facebook hesapları bile var. Üç sene önce sosyal medyaya önem vermiş bir firma ile görüşmem vardı ama öğrendiklerim bana yetmemişti. Birazcık daha araştırmaya devam ettim. Daha önceden bir arkadaşımın arkadaşı aynı pozisyon için görüşmeye çağrılmış. İK Müdürü ile görüşmüş, -muş, -mış, -miş…. Herhalde bir yanlışlık olmalı, aynı firmadan bahsetmemiz mümkün değil, en iyisi görüşmeye gidip görmek.

Görüşme günü geldiğinde hoplaya zıplaya yönetim binasına ulaştım. Bu arada sevinçten değil zorunluluktan hopladım zıpladım çünkü fiziki şartlar bir insanın yürümesine elverişli değildi. Bekleme salonunda benimle beraber makine mühendisi bir aday daha vardı. Firma hakkında hiçbir şey bilmiyordu. Bildiklerimi hemen kendisi ile paylaştım. Hatta bir kaç mülakat tüyosu verdim. Sonra yandan bir kafa uzandı:

-Hanginiz İK için geldi?mülakat

-Ben

-Tamam görüşeceğiz seninle

– ?!?!?!

“Tamam görüşeceğiz seninle” cümlesi aslında bir uyarı imiş, saatler sürecek bir işkencenin habercisi ama o zaman ki ben bunu ne yazık ki fark edememiştim.

Görüşme başladığında ilana yaklaşık “2000 kişinin” başvurduğunu beni oraya çağıran kişinin görüşmeyi gerçekleştiren İK Müdürü olduğunu öğreniyorum. İK Müdürüne göre benim onca sene sıralarda dirsek çürütmem yersizmiş çünkü yan ofisteki kız “Çeko mezunu ama o yetiştirmişmiş…” Hatta beni de yetiştirebilirmiş eğer isterse…

Her şeye rağmen İK Müdürünü dikkatle dinliyorum. Bana ne zaman şirket ve pozisyon hakkında bilgi verecek, benim yaptıklarım ve yapabileceklerim hakkında konuşucağız diye merak ederken yaklaşık 1 saat geçti. Bu zaman diliminde işçiler 3 kere, dahili telefon 3 kere, cep telefonu 2 kere, sekreter 4 kere (biri yönetim kurulu başkanı biri de genel müdür için) görüşmeyi böldü.

Mülakatın en can alıcı noktası İK Müdürü’nün “Bir şekilde bu işin içine girdim, yıllardır da el kapısında çalışıyorum” cümlesi oldu. Devam eden cümleler aynı ardı ardına devrilen domino taşları gibiydi. Artık mülakattan kopmuş bir şekilde düşüncelere dalmışken İK Müdürünün beni bir Hollywood yıldızına benzetmesi ile kendime geldim (!). İşkencenin ne zaman biteceğini düşünürken 2. perde için ara verdik.

İkinci perde Genel Müdür ile oynanacaktı ama 2 saat gecikti (!). Çay, kahve, kurabiye vb. hiçbir ikram yapılmadan 2 saat boyunca volta atarak bekledim. En sonunda Genel Müdür asistanı beni çağırdığında kravatımı düzeltip odasına geçtim. Genel Müdür ile görüşmem ayakta 2 dakika oldu, sıra dayağı gibiydi.

-Ad,soyad, google’dan 2-3 soru, asgari ücrete çalışır mısın? görüşürüz, İk Departmanı size geri bildirim yapacaktır.

oryantasyon_arzumŞimdi olsa mülakatı yarıda kesip gideceğim o muhteşem mülakattan(!) ciddi dersler çıkardım. Bunlar:

  • Adaya mülakata için en az 3 gün önceden haber verilmeli ve gün/saat konusunda esnek davranılmalı.
  • Adaya şirket imkanları dahilinde her türlü fiziki imkan sağlanmalı. Mülakat için bana araç ve şoför yollayan şirket biliyorum 🙂
  • Adayın özgeçmişi önceden incelenmeli, tanışırken kendisine ismi ile hitap edilmeli. Adayla kurulan diyalog sırasında kullanılacak cümlelere ve vurgularına dikkat edilmeli; aday tedirgin edilmemeli.
  • Adayın geçmişteki başarılarını görmezden gelinmemeli. Şirketten ve pozisyondan bahsedebiliriz ama kendimizden asla bahsetmemeliyiz.
  • Adaya şirket ve pozisyon hakkında bilgi verilmeli, adayın kafasında soru işareti kalmamalı.
  • Mülakat önemli durumlar dışında asla kesintiye uğramamalı.
  • Eğer yaptığınız işten bıktıysanız bu durum adaya yansıtılmamalı.
  • Aday ile samimiyet kurmak için saçmalamayın.
  • Eğer adayı üst düzey bir yönetici ile tanıştıracaksınız yöneticinizden mutlaka randevu alın.
  • Adayı bekletmek gibi bir lüksünüz asla yok.
  • Adaya mutlaka ikramda bulunun, bazen su bile yeterlidir.
  • Üst düzey yöneticinin mülakatı bile İK Departmanın başarısızlığıdır. Bu yüzden eğer gerekli ise üst düzey yöneticiye bile “Mülakat Teknikleri Eğitimi” verilmelidir.
  •  Google’dan soru sorulmamalı.

Kabus gibi geçen bu sürecin sonunda yukarıdaki kuralları oluşturup uygulayarak karşımdaki aday ile her zaman sağlıklı görüşmeler gerçekleştirdim. Aslında mülakatı terk etmeyerek uzun vade için çok önemli bir karar almışım o önemli bilinçsiz bir şekilde.

Not: O firma hala aynı ilan ile bir personel arayışı içindeler ama bu zihniyetle bulmaları çok zor görünüyor.

Oryantasyon Deyip Geçme!

Öncelikle “oryantasyon ne değildir?” sorusunu cevaplandırmak lazım.

  • Bir sunumdan ibaret değildir.
  • Formalite icabı imza atılan bir döküman değildir.
  • Bir şirket temsilcisinin gelip “abi nasihatları vermesi” hiç değildir.

Peki oryantasyon nedir?

Yeni işbaşı yapmış çalışanın işe uyum ve şirketteki mesai arkadaşları ile olan sosyalizasyon sürecidir.

innovation

Bir şirket içerisindeki birbiri ile ilintili olan bütün proseslerin her adımının detaylı bir şekilde anlatıldığı bir süreçtir. Bu sürecin başlangıcı genelde  “pazarlama&satış departmanları”dır. Satılan ürün/hizmete göre süreç değişiklik gösterse de ideal bir oryantasyon süreci pazarlama&satış departmanından başlar ve ürünün kullanıcıya ulaşana kadar devam eder.

Oryantasyon süreci içerisinde bütün bölümler kendilerini yani bölüm içerisindeki çalışanları, gerçekleştirdikleri görevleri ve organizasyon içerisindeki ilişkilerini detaylı bir şekilde anlatır. Hatta daha etkili oryantasyon için işbaşı yapan personelin prosesin içinde yer alması gereklidir. Mavi yaka, beyaz yaka, satışçı, ikcı, mühendis, tekniker, usta ayrımı yapmadan herkesin “yeni başlayan” ünvanı ile iş akış şeması içerisindeki bütün proseslere dahil olması gereklidir.

Böylece;

  • Yeni işe başlayanlar şirkete ve diğer şirket çalışanlarına daha hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlayabilirler.
  • Yeni başlayanların şirkete karşı olan aidiyet duygusu daha çabuk kazandırılabilir.
  • İş akışı her yeni gelen tarafından “farklı bir gözle” incelenerek revize edilebilir.
  • Oryantasyon süreci sırasında yapılan minor hatalar ile gelecekte yapılabilecek majör hatalar önlenebilir.
  • İşbaşı yapan herkesin pozisyonu göz ardı edilerek yapılan bu eğitim ile eşitlik duygusu etkin bir şekilde kazandırılır.

İşletmenin boyutu ne olursa olsun mutlaka oryantasyon sürecinin anlamına uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi gereklidir. Çünkü oryantasyon süreci sistemin hatasız çalışmasını sağlayan etkili bir araçtır.

Mülakatlardaki Yaratıcı Soruların Önemi

Yaklaşık bir sene önce çok sevdiğim bir arkadaşım beni aradı, heyecanı sesinden belli oluyordu. Çünkü hayalini kurduğu iş ve işyeri için görüşme daveti almıştı. Sektörün öncüsü uluslararası bir firma binlerce kişiyi istihdam ediyor ve milyonlarca insanda orada çalışmak için can atıyordu. Tabii ki ben de “ik sistemleri” ile ilgili ipucu alabilmek için can atıyordum 🙂

Arkadaşım ilk kez bu büyüklükte bir firma ile görüşmeye gidiyordu hatta ilk kez bir ik uzmanı ile görüşme gerçekleştirecekti. Bu yüzden de benden yardım istedi. Kendisine bir görüşmede adayın yapması ve yapmaması gerekenleri güzelce özetledikten sonra bir kitapçık verdim. Uluslararası bir danışmanlık firmasının mülakatlar için hazırlamış olduğu kıyafet, beden dili ve klasik mülakat sorularından oluşan bir kitapçık. İnternette yazılı olan bilgilerin hepsinin bir yerde olduğu bir kitapçık.

Görüşme sonrası sevinçle beni aradı:

– “Türker görüşme harika geçti, bütün sorular çalıştığım yerden çıktı!”

– Nasıl çalıştığın yerden çıktı? Kitapçıktan mı?

– Evet!

O anda beynimden vurulmuşa döndüm. Uluslararası o koca firma ve özellikle de Linkedin’den özgeçmişini titizlikle incelediğim görüşmeyi gerçekleştiren ik uzmanı havası kaçmış balon gibi sağa sola savrulduktan sonra yere düşmüşlerdi.

Biraz düşününce eksik olan şeyi buldum, yaratıcılık. Görüşme öncesi mutlaka boş pozisyon ve adayla ilgili dersimize çalışırız, notlarımızı alırız. Görüşme sırasında da sormamız gereken soruları sorarız. Bazıları klasiklerdendir bazıları ise yaratıcılığımızın ürünleridir. En etkin sorularda işte o yaratıcı sorularımızdır. Çünkü aday hiçbir yerde o soruları görmemiştir. Ne bir blogta ne de bir kitapçıkta. Adayın çalışmadığı yerden sorduğunuz soruların cevapları sizi pozisyonu hak eden adaya götürür.

Peki yapılandırılmış mülakatlar ne olacak diye sorabilirsiniz. Kesinlikle gerekli durumlarda bu tür mülakatlara başvurulabilir. Ama sorular bir blogtan ya da kitapçıktan alınmamalı, kendi sorularınızı kendiniz yaratmalısınız ve mutlaka revize etmelisiniz. Çünkü gelişen teknoloji sayesinde sorularınızı bir forum sayfasında görebilirsiniz.

Kesinlikle yaratıcı olmalısınız ama her mülakat için yeni sorular bulmak için kendinizi yormanıza gerek yok. İlk başlarda dönemsel olarak sorularınızı revize edin daha sonrasını beyninize bırakın. Çünkü beyniniz o gerekli revizeleri otomatik olarak yapacaktır. Sizin yapmanız ise sadece notunuzu almak 😉

bekb16_Business

Android Tabanlı Telefonlar İçin İK Uygulamaları

Ekran Alıntısı1Günümüzde teknoloji hız kesmeden yol almaya devam ediyor. İşletmeler devasa bilgisayarlardan bulut teknolojilerine ve ötesine ciddi bir değişimin içerisinde iken peki biz iş hayatının profesyonelleri teknolojinin nimetlerinden nasıl faydalanıyoruz? Özellikle ceplerimizde taşıdığımız akıllı telefonları iş hayatımız için nasıl kullanıyoruz?

Benim gözlemlerime göre iş hayatında cep telefonumuzu ağırlıklı olarak telefon görüşmeleri yapma ve e-mail alma/verme şeklinde iki önemli fonksiyon için kullanıyoruz. Fakat akıllı telefonlarımız bu iki temel fonksiyonun dışında çok önemli bir fonksiyon daha kazandı: “uygulamalar”.

Yazının geri kalanında Android işletim sistemi için hazırlanmış uygulamalarının incelemelerini paylaşacağım. Uygulamaların hepsi Google Play Store‘dan ücretsiz olarak indirilebilir ve kullanılabilir. Yalnız işletim sisteminizde ve telefonunda meydana gelebilecek arızalarının sorumluluğunu kabul etmemekteyim 🙂

– Kingsoft Office ;  Çok iyi bir şekilde hazırlanmış bir ofis uygulaması özellikle açtığınız dosyalarda değişiklik yapabilme ve kaydetme imkanı vermesi ciddi bir özellik.

– SAP HR Approvals ; Bu uygulama ile ofis dışında iken dahi personel ile ilgili çeşitli onaylama işlemlerinizi yapabilirsiniz. SAP AG sadece bununla yetinmeyip müşterilerinin hizmetine toplam 22 tane daha uygulama sunmuştur. Yalnız bu uygulamayı kullanmak için indirip kurmak yetmiyor mutlaka IT tarafından yapılandırılması gerekmektedir.

– 4857 Sayılı İş Kanunu ; Çok yararını gördüğüm uygulamalardan biridir. Özellikle çalışanlardan gelen ani soru karşısında hatasız cevap vermenize yardımcı olacaktır.

– 101 HR Interview Question ; Mülakat soruları ve cevapları ile ilgili çeşitli uygulamalar olmasına rağmen bu uygulama kategorilendirme özelliği ve sadeliği ile ön plana çıkıyor.

– HR Management , Cornell HR ReviewHuman Resource ExecutiveTalentMgt ; Bu uygulamalar İnsan Kaynakları alanında yazılmış makaleleri okuma imkanı sağlamaktadır.

– Flipboard ve Google Currents; ise ilgi alanınıza göre Forbes, HBR, Techdirt, Fortune, Vogue gibi dergilere her an her yerde ulaşmanızı sağlıyor.

Ayrıca konuya farklı bir bakış açısı ile yaklaşan Zeynep Mengi’nin Hürriyet İK’da yayınlanmış olan CEO’ların Tercih Ettiği Uygulamalar ve Cengiz Çatalkaya’nın İş hayatınızı kolaylaştıracak 5 iPhone uygulaması adlı yazılarını da tavsiye ederim.